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14. Dezember 2017

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Öffentliche Verwaltung kämpft mit Digitalisierung

Öffentliche Verwaltung kämpft mit Digitalisierung© Bilderbox.com

Die digitale Transformation ist in der öffentlichen Verwaltung ein großes Thema. Probleme machen die fehlende Strategie, wenig inhaltliche Kompetenz und die Überalterung der handelnden Personen, so eine aktuelle Ernst & Young Umfrage.

Die öffentliche Verwaltung in Österreich setzt auf Digitalisierung und dieser Fokus beginnt im internationalen Vergleich Früchte zu tragen: Im aktuellen Index für digitale Wirtschaft und Gesellschaft (DESI) der EU-Kommission belegt Österreich im Bereich der digitalen öffentlichen Dienste den fünften Platz unter 28 EU-Ländern. Die größten Vorteile der Digitalisierung liegen aus Sicht der öffentlichen Hand in der Automatisierung von Prozessen (94%), der Vereinfachung von Kommunikation innerhalb der Abteilung (68%) und der Erweiterung von Interaktionsmöglichkeiten mit Bürgern (61%).
Die Einsparung von Aufwand und Kosten in der Verwaltung wertet knapp die Hälfte (48%) als Pluspunkt. Bei den negativen Folgen der zunehmenden Automatisierung rangieren höhere IT-Kosten (74%) und größere Anforderungen an die Datensicherheit (71%) ganz oben. Fast jeder Zweite (45%) sieht die geringere zwischenmenschliche Kommunikation als Schattenseite.
„Die Digitalisierung ist voll in der öffentlichen Verwaltung angekommen. Gerade im Vergleich zu den skandinavischen Ländern gibt es aber trotzdem noch Luft nach oben. Die Automatisierung von Prozessen muss noch stärker vorangetrieben und manuelle Schnittstellen reduziert werden. Damit könnte die öffentliche Hand nicht nur die Effizienz im Einsatz von Finanzen und Personal steigern, sondern auch einen Qualitätssprung in der Leistungserbringung machen“, sagt Christian Horak, Partner bei Contrast EY.

Übergeordneter Masterplan
Trotz der guten Position im internationalen Vergleich gibt es in puncto IT- oder Digitalisierungsstrategie deutlichen Aufholbedarf in der öffentlichen Verwaltung: Weniger als jede dritte Einrichtung (29%) hat momentan einen verschriftlichen Masterplan, wie sie die eigenen Services ins digitale Zeitalter bringt. Immerhin 14 Prozent arbeiten gerade an einer Strategie, 29 Prozent haben diese zumindest geplant. Bei 29 Prozent ist Strategie hingegen gar kein Thema.
„Die zweifellos guten Fortschritte beim E-Government, dürfen nicht auf der Ebene einzelner Services stehenbleiben, sondern müssen Teil eines übergeordneten Masterplans sein. Jede Einrichtung der öffentlichen Hand braucht eine verbindliche Digitalisierungsstrategie – die Leitplanken sind durch die ‚Digital Roadmap‘ schon vorgegeben. Die öffentliche Verwaltung muss die Digitalisierung treiben – und nicht umgekehrt“, so Horak.

Geringe Kompetenz, wenig Budget und Überalterung 
Der Bedarf nach zusätzlichen Fähigkeiten im Umgang mit neuen technologischen Möglichkeiten bereitet vielen Verantwortlichen in der öffentlichen Verwaltung Kopfzerbrechen: 58 Prozent fürchten, dass die derzeitigen Kompetenzen nicht ausreichen. Bei mehr als zwei Drittel (68%) sind momentan maximal zehn Mitarbeiter mit Digitalisierungsagenden beschäftigt. Auch die budgetären Mittel sind in vielen Fällen überschaubar: Drei Viertel (75%) der heimischen Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung können nur bis zu zehn Prozent des gesamten Budgets für die Digitalisierung verwenden. 
Das hohe Durchschnittsalter der Mitarbeiter ist eine zusätzliche Bremse für den Ausbau der digitalen Kompetenzen: Bei 68 Prozent machen „Digital Natives“ weniger als ein Viertel der Belegschaft aus, bei jedem Vierten sind sogar mehr als 90 Prozent der Mitarbeiter nicht mit digitalen Technologien aufgewachsen. Entsprechend ist die Rekrutierung von qualifiziertem Personal (36%) die größte Herausforderung im Rahmen der Digitalisierung. Die Schulung von bestehendem Personal rangiert auf Platz drei (18%). Als zweitgrößte Herausforderung identifizieren die Verantwortlichen in der öffentlichen Verwaltung das fehlende Bewusstsein für digitale Technologien (32%). 

Leistungsportfolio anpassen und Services ausbauen
Die Digitalisierung wird auch in der öffentlichen Verwaltung keinen Stein auf dem anderen lassen: 93 Prozent gehen davon aus, dass ihre Bedeutung in den nächsten fünf Jahren steigen wird. 86 Prozent gehen davon aus, dass sie in diesem Zeitraum ihr Geschäftsmodell bzw. Leistungsportfolio ändern müssen. Die Auswirkungen dieses Veränderungsprozesses sieht die Mehrheit positiv: Zwei Drittel (68%) möchte das eigene Leistungsportfolio um digitale Services zu ergänzen. Je 14 Prozent rechnen damit, dass bestehende Services komplett digitalisiert bzw. zur Gänze verdrängt werden.
Als wichtigste Bereiche der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung sehen die Befragten Mobile Devices bzw. Wearables (29%), digitale Prozesse (25%) und soziale Medien (21%). Momentan sind 61 Prozent der Verwaltungseinrichtungen in sozialen Medien tätig. Am stärksten nutzen sie Facebook (54%) und Twitter (32%) zur Kommunikation mit Bürgerinnen und Bürgern. 85 Prozent geben an, dass soziale Medien die Kommunikation mit den Zielgruppen verändern, 46 Prozent sehen sogar einen starken Wandel. 

Steigende Bedeutung der Datensicherheit
Mit der zunehmenden Digitalisierung steigt auch die Wichtigkeit von Datenschutz und IT-Sicherheit in der öffentlichen Verwaltung. Eine wichtige Rolle spielt dabei die Automatisierung in der Datenverarbeitung: Bereits jetzt verwendet mehr als die Hälfte (55%) regelmäßig eine automatisierte Zusammenführung von mehreren Datenquellen. An der Sicherheit dieser Daten gibt es aber Zweifel: Nur 55 Prozent sehen die Daten als ausreichend geschützt, 41 Prozent halten sie für eher sicher. Bei fast jeder fünften Einrichtung (18%) ist der Zugriff auf Kunden- bzw. Bürgerdaten nicht schriftlich geregelt. Nur zwei Drittel (68%) informieren Personen über die Speicherung und Verwendung von personenbezogenen Daten.
„Die im Mai 2018 in Kraft tretende EU-Datenschutz-Grundverordnung erhöht die Standards für den Schutz von sensiblen Daten und verschärft die Strafen bei Fehlverhalten. Unter diesen Vorzeichen muss die öffentliche Verwaltung ihre IT-Sicherheit und Mechanismen zum Schutz von personenbezogenen Daten kritisch unter die Lupe nehmen und entsprechende Maßnahmen einleiten. Dazu gehören neben der technischen Seite auch die Prozesse und die Mitarbeiter, die in den nächsten Monaten intensiv sensibilisiert und geschult werden müssen“, so Horak abschließend.

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red/cc, Economy Ausgabe Webartikel, 10.10.2017